HR Masa Lalu Vs HR Masa Kini

Saat ini dan di masa yang akan datang, kita akan seterusnya hidup dalam era perkembangan teknologi. Hampir semua sendi kehidupan tak luput dari peran serta teknologi. Siapa yang tidak mengikuti perekembangan teknologi tentu akan ditinggalkan dan semakin tertinggal di belakang. Sulit untuk memenangkan suatu kompetisi dengan pesaing yang telah lebih dulu menguasai teknologi. Siapa sangka penjual bakso yang dulu hanya bisa menjual dagangannya jika punya lapak atau gerobak bakso, kini dengan adanya teknologi gadget dan internet, mereka dapat menjual dagangannya cukup di rumah saja dan pelanggan akan datang dari mana saja sepanjang terkoneksi dengan internet melalui sebuah aplikasi dalam gadget dan terjangkau jaraknya untuk dapat dikirimkan makanan dalam kondisi masih baik. Sementara penjual-penjual bakso yang masih menjual dagangannya dengan cara konvensional dengan usaha yang lebih ekstra baik waktu dan tenaga, namun hanya bisa gigit jari melihat rekannya yang berjualan bakso melalui online lebih banyak meraup untung.

Tak jauh beda dengan penjual bakso, pegawai kantoran yang tidak bisa memanfaatkan teknologi-pun akan jauh tertinggal dengan rekan kerjanya yang lain yang mempunyai kemampuan dalam teknologi dan selalu mengikuti perkembangan teknologi terbaru. Teknologi membantu mempercepat suatu proses yang apabila dilakukan secara konvensional atau biasa-biasa saja maka prosesnya akan lebih memakan waktu lama, dan ini akan menjadi masalah pada saat persaingan terjadi dimana orang akan lebih menyukai proses yang lebih cepat dengan hasil yang lebih baik pula. 

Demikian pula halnya dalam metode kerja. Pada umumnya karyawan kantoran bekerja berkutat pada pengolahan data yang setiap bulan, setiap minggu, setiap hari, bahkan setiap menit dapat berubah, dan secara tiba-tiba atasannya meminta laporan status terkait data yang sudah diinput yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan dan waktu yang diberikan untuk menyiapkan tersebut sangat singkat karena akan digunakan Boss sebagai bahan meeting. Alangkah gugup dan stress nya kita jika hal itu terjadi pada kita karena kita pada saat itu hanya menguasai pengolahan data secara manual dan konvensional. Alih-alih kita dapat memberikan laporan yang sangat cepat, malah data yang dilaporkan banyak yang salah dan tidak akurat. Boss Andapun marah dan karir Anda terancam. Namun hal sebaliknya akan bisa terjadi jika anda menggunakan metode kerja yang di luar dari biasanya, memanfaatkan teknologi pengolahan data menggunakan spreadsheet Excel yang sudah sangat familiar bagi siapapun di daerah manapun di Indonesia bahkan di dunia.

Mengapa Microsoft Excel?

MS Excel merupakan aplikasi pengolah data dan angka yang hampir semua orang yang bekerja dengan data pasti sangat familiar dengan aplikasi ini. Meski dengan tingkat pengetahuan yang berbeda-beda, dari sekedar menggunakan Excel untuk membuat tabel dan input data di dalamnya, membuat dan mendesign formulir-formulir tertentu untuk dicetak dan digunakan, hingga menggunakan Excel sebagai pengolah data yang canggih bagi mereka yang pemahaman atau pengetahuan Excel nya sudah pada tahap “Macro” dan/atau Visual Basic. Banyak sekali manfaat dan keunggulan dari MS Excel ini, antara lain:

1. User interface yang mudah untuk dipahami.
2. Kompatibilitas dengan berbagai platform/sistem operasi.
3. Mudah dipelajari untuk pengguna pemula.
4. Mempunyai ekstensi (.xls) terpopuler untuk software spreadsheet.
5. Dapat membaca ekstensi standar spreadsheet (.csv).
6. Fitur pivot untuk mempermudah manajemen data.
7. Spreadsheet yang besar, dapat digunakan sebagai alternatif SQL untuk penggunaan sederhana.
8. Resource RAM dan memory kecil dibanding program sejenis.
9. Digunakan oleh berbagai industri, instansi dan pekerjaan.
10. Mendukung Visual Basic

Selain itu, jika Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur dalam Excel dengan maksimal, maka Anda dapat membuat program pengolahan data yang Anda inginkan, sehingga tidak perlu lagi membeli software/aplikasi pengolahan yang sudah jadi yang tentunya harganya lebih mahal, dan belum tentu output yang dihasilkan akan sesuai dengan ekspektasi Anda. Saat ini banyak sekali tersedia aplikasi-aplikasi berbasis MS Excel yang dengan mudah didownload, seperti Aplikasi Menghitung PPh21, Aplikasi Menghitung upah sundulan, Aplikasi penggajian, dll.

Keunggulan lain dari MS Excel adalah, dapat digunakan untuk membuat Dashboard Report. Apa itu Dashboard Report? Dashboard Report adalah Informasi yang menyajikan berbagai macam data dalam satu layar/sheet. Dashboard memungkinkan pengguna melihat beberapa data dalam satu layar komputer. Fitur ini memudahkan para pembuat keputusan untuk mengontrol hasil kinerja secara real time. Dengan demikian, mereka bisa mengetahui performa/status suatu data yang sedang diamati.

Contoh HR Dashboard (thesmallman.com)

Di setiap Departemen dalam suatu perusahaan pastinya memiliki sebuah tools untuk membuat laporan yang secara rutin akan dilaporkan kepada pimpinan tertinggi perusahaan tersebut tak terkecuali di bagian HR Department. Bagi perusahan yang sudah tergolong mapan tentunya mereka sudah memiliki aplikasi database yang terintegrasi antar departemen yang secara otomatis menyediakan dashboard yang akan dipantau oleh pimpinan perusahaan. Untuk memiliki sistem dan aplikasi seperti ini dibutuhkan investasi yang sangat mahal, dan belum tentu juga output laporan yg dihasilkan selalu sesuai dengan keinginan pimpinan perusahaan, sehingga mau tidak mau output tersebut harus diolah lagi menggunakan MS Excel, dan lagi-lagi MS Excel yang menjadi solusi terakhirnya.

HR Profesional selalu memanfaatkan teknologi informasi

Praktisi HR masa kini selalu “agile” dan melek dengan teknologi tidak akan menyerah dengan kondisi jika perusahaan di tempatnya bekerja belum menyediakan sistem dan aplikasi pelaporan dalam bentuk dashboard yang outputnya dapat dipahami oleh setiap orang dan sesuai ekspektasi pimpinan. Dengan pengetahuan MS Excel yang cukup matang, seorang HR Professional dapat menyiapkan dan membuat sendiri Dashboard HR yang dapat membantu menginformasikan status pegawai secara realtime, terkait status Pendidikan, status keluarga, status cuti, status perjanjian kerja, produktivitas pegawai, turn over pegawai, dll. Semua tersaji dalam satu layar dan Anda sebagai HR Profesional tak lagi gagap jika tiba-tiba pimpinan Anda menanyakan status tentang kepegawaian. 

Berbeda halnya dengan HR masa lalu, yang gagap dengan teknologi, tidak memanfaatkan fasilitas teknologi yang sebenarnya sudah dia miliki, bekerja dengan cara-cara biasa, memanfaatkan Excel hanya sebatas membuat tabel, dan hitung-hitungan sederhana yang cukup dilakukan dengan kalkulator bahkan dengan jari. Begitu diminta membuat laporan oleh atasan malah meminta waktu berjam-jam bahkan berharap mendapatkan tambahan lembur (mimpi kali yee..??).

Anda dapat menilai diri Anda sendiri, apakah Anda termasuk HR masa lalu yang tetap menggunakan metode yang biasa-biasa saja untuk mengolah data dalam MS Excel? padahal fitur-fitur canggih sudah Anda miliki di dalam MS Excel yang biasa Anda gunakan sehari-hari, atau Anda adalah HR masa kini yang memiliki kemampuan di atas rata-rata dalam mengerjakan laporan dari data yang begitu kompleks dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada dalam aplikasi MS Excel?. 

Ingin menjadi HR Masa Kini? KLIK DI SINI